Benchmarking

¿Qué es el benchmarking?

Se denomina benchmarking al análisis de los productos, servicios y procesos de trabajo de las mejores prácticas de la competencia.

Este se realiza para aprovechar la experiencia ajena, con el fin de implementar las mejores prácticas y mejorar el propio desempeño.

¿Cómo hacer benchmarking?

El proceso de benchmarking consta de 5 fases: planeación, análisis, integración, acción y madurez.

Fase 1: planeación

El objetivo de esta fase es planear las investigaciones de benchmarking, identificando el producto o servicio que va a someterse al proceso. Es importante documentar los procesos del negocio y analizar los sistemas de evaluación de la compañía, ya que estas variables son importantes para aplicar al estudio de benchmarking.

También se deben identificar las compañías comparables. Es de suma importancia considerar qué tipo de estudio de benchmarking se quiere aplicar, dado que esto determinará cuáles son las empresas con mejores prácticas para comparar.

Fase 2: análisis

Aquí se lleva a cabo la recopilación y el análisis de los datos. En este paso se determina la diferencia de nuestras operaciones en relación con las de los socios de benchmarking y se determina la brecha existente entre las mismas: negativa (las prácticas externas son mejores), operaciones en paridad (no hay diferencias importantes en las prácticas) y positiva (cuando las prácticas internas son superiores, por lo que el benchmarking se basa en los hallazgos internos).

Posteriormente debe establecerse el nivel de productividad que se proyecta para el futuro, de manera que se logre alcanzar primero la paridad y después la superioridad. Es una medida comparativa entre la operación interna y la productividad supuesta de la industria.

Fase 3: integración

Proceso de utilizar los hallazgos de benchmarking para fijar objetivos operacionales para el cambio. Aquí influirá una planeación cuidadosa para incorporar nuevas prácticas a la operación y asegurar que los hallazgos se incorporen a todos los procesos formales de planeación.

Los hallazgos deben comunicarse a todos los niveles de la organización para obtener respaldo y compromiso con las nuevas metas funcionales de operación, las cuales cambiarán los métodos y prácticas actuales.

Fase 4: acción

Es necesario convertir estos hallazgos en acciones específicas de puesta en práctica, para lo cual deben desarrollarse planes de acción (especificación de tareas, establecimiento de programa, determinación de las responsabilidades, medición de resultados, etc.).

Deben mantenerse actualizados los benchmarks de un mercado con condiciones cambiantes, de manera que se asegure el mejor desempeño posible.

Fase 5: madurez

Se habrá alcanzado la madurez cuando se incorporen las mejores prácticas de la industria a todos los procesos del negocio, asegurando así la superioridad. También se logra la madurez cuando el proceso de administración se convierte en una faceta continua, esencial y autoiniciada.

Tipos de benchmarking

Los tipos de benchmarking son los siguientes:

• Benchmarking interno: tiene lugar dentro de la propia compañía. En la mayor parte de las grandes empresas, con múltiples divisiones o internacionales, hay funciones similares en diferentes unidades de operación. Una de las investigaciones de benchmarking más fácil es la de comparar estas operaciones para descubrir diferencias de interés y aplicar las mejores prácticas del sector.
• Benchmarking competitivo: los competidores directos de productos son contra quienes resulta más obvio llevar a cabo el benchmarking. Cualquier investigación de benchmarking debe mostrar cuáles son las ventajas y desventajas comparativas entre los competidores directos.
• Benchmarking funcional: no es necesario concentrarse únicamente en los competidores directos de productos. Existe una gran posibilidad de identificar competidores funcionales o líderes de la industria para utilizarlos en el benchmarking, incluso si se encuentran en industrias disímiles.
• Benchmarking genérico: cuando algunas funciones o procesos de los negocios son las mismas, con independencia de la industria que se trate. Así, se pueden descubrir prácticas y métodos que no se implementan en la industria propia de la compañía.

Ventajas y desventajas del benchmarking

Ventajas

Las ventajas de realizar un benchmarking son las siguientes:

• Permite realizar la mejora continua de los procesos internos de una empresa.
• Fomenta el trabajo en equipo, al enfocar la atención sobre las prácticas de negocios para permanecer competitivos por sobre el interés personal.
• Se puede aplicar a cualquier tipo de proceso, tomando como referencia las mejores prácticas de la industria a la que pertenece la empresa o, incluso, considerar las de otros sectores productivos.
• Detección temprana de nuevas tendencias y estrategias del sector.
• Facilita un mayor conocimiento de los procesos productivos actuales de la empresa, permitiendo identificar aquellos que requieren ser mejorados.

Desventajas

Las desventajas de realizar un benchmarking son las siguientes:

• Puede acarrear problemas de carácter legal, debido a que algunos datos están protegidos por acuerdos de confidencialidad o patente.
• Se cree que la metodología de benchmarking es solo una moda, por lo que los resultados obtenidos no se aplican a la empresa.

Ejemplo de benchmarking

Se puede tomar como un ejemplo de utilización de benchmarking, el caso Xerox Corporation:

Se dice que Xerox, el proveedor de fotocopiadoras más grande del mundo, fue el primero en aplicar la metodología de benchmarking. A principios de los años 80, sus competidores Minolta, Ricoh y Canon, irrumpieron en el mercado norteamericano de las fotocopias y la gestión de la impresión, con precios de venta al público que eran mucho más económicos que los propios costes de producción de Xerox.

Para resolver esta situación, la empresa decidió analizar métodos, procesos, materiales y productos de su afiliada japonesa Fuji – Xerox. El resultado indicó que existía un gran retraso en todas las áreas estudiadas, por lo que rápidamente inició una reingeniería de procesos. En los siguientes años Xerox adoptó el benchmarking como estrategia de mejora continua.