Cotización

Definición

Una cotización es una tasación o valoración realizada con la finalidad de informar el precio de un determinado bien o servicio ofrecido por una organización, con el objetivo de iniciar operaciones de negociación.

No obstante, el término cotización es también utilizado en otros contextos en los que su definición puede variar acorde al medio en el que se use, como por ejemplo las cotizaciones en bolsa o las cotizaciones de seguridad social.

Tipos

Cotización en el entorno comercial

Este es un documento mercantil cuya finalidad es informar los precios de bienes o servicios ofrecidos por una empresa, con el objetivo de iniciar operaciones de negociación con un cliente.

Este documento mercantil no tiene la capacidad de generar un registro contable porque no es el resultado de una transacción, en cambio, su labor tiene mayor relevancia para el comprador, ya que en este documento se refleja la información relacionada con los productos de su interés, tales como precios, cantidades, referencias, etc.

Cotización a la seguridad social

Consiste en el proceso durante el cual un individuo aporta recursos económicos al sistema de seguridad social, con la finalidad de estar acogidos por este en situaciones de vulnerabilidad por enfermedad, la ausencia de empleo, jubilación, entre otros. Este sistema basa su principal función en el aseguramiento de los individuos con prestaciones mínimas para determinadas situaciones desfavorables.

Esta cotización es de carácter obligatorio, y se debe realizar desde el inicio de la actividad laboral y durante su transcurso. No se debe postergar por situaciones de descanso como la maternidad, convenios externos o especiales, incapacidades temporales, etc. La cotización a la seguridad social presenta una clasificación acorde al tipo de situación que ampara, tal como se detalla a continuación:

• Situaciones externas: aquellos eventos no relacionados con actividades laborales, por ejemplo descanso por maternidad, accidentes no vinculados con el ámbito laboral, enfermedades, entre otros.
• Situaciones laborales específicas: aquellos eventos vinculados con actividades laborales, los cuales se han presentado por desempeñar la actividad en concreto.
• Cotización en bolsa: proceso en el cual una organización decide comercializar un porcentaje de sus acciones en un determinado mercado o bolsa de valores. Sin embargo, los activos de tipo financiero también pueden cotizar en bolsa, con la excepción de que este proceso puede depender de variantes económicas, políticas y sociales, a nivel nacional e internacional.

Elementos

Entre los principales elementos que componen a una cotización suelen destacarse:

• Datos de la compañía: información de la organización que emite la cotización o el presupuesto. Por ejemplo: dirección, ciudad, nombre, etc.
• Fecha: fecha en la que se realizó dicha cotización.
• Datos del destinatario: nombre de la organización o persona a quien está dirigida la cotización.
• Información de los productos/servicios: información detallada sobre el producto/servicio a cotizar.
  • Descripción: breve descripción del producto/servicio a ofrecer.
  • Precio: precio por unidad y total de los productos/servicios.
  • Subtotal: subtotal sin contabilizar los impuestos correspondientes.
  • Impuestos: total de impuestos que se le sumarán a dicho monto.
  • Total: precio final con impuestos incluidos.
• Fecha de entrega: fecha en la que se realizará la entrega total del producto/servicio.
• Fecha de validez: fecha límite que tiene el cliente para aceptar dicha cotización. Esto se debe a que los precios pueden variar o deben ser actualizados.
• Certificación: firma y aclaración de la persona responsable y con autoridad de emitir dicha cotización.
• Otros datos: pueden incluirse descuentos, datos de contacto, promociones, etc.

Ejemplo

A continuación se muestra la formulación de una plantilla realizada para una cotización y presupuesto de productos/servicios.