Gestión de proyectos

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es compilado de metodologías en las cuales se van a coordinar la planificación y dirección, de las tareas fundamentales, para abordar con éxito un determinado proyecto.

La gestión de proyectos es un aspecto elemental en cualquier emprendimiento o negocio, principalmente aquellos que tengan como meta expandirse y requieran de optimización operativa, que agreguen valor de manera continua.

Básicamente, una gestión de proyectos se basa en establecer, ejecutar, controlar y vigilar, el cumplimiento eficiente de los objetivos generales y específicos diseñados en el plan de trabajo.

Estos objetivos estratégicos deben ser medibles, alcanzables, relevantes y factibles en el tiempo. Por lo tanto, es necesario elaborar un cronograma de reuniones que permitan plantear, las estrategias a seguir.

Una gestión de proyectos es muy importante, porque permite garantizar que los recursos y esfuerzos que se encaucen en distintos planes, tengan resultados óptimos alineados siempre a las políticas y misión principal de la organización.

Fases de la gestión de proyectos

Para que un proyecto sea efectivo y pueda llevarse un control eficiente que nos permita rastrear y auditar todas sus diferentes etapas, es necesario dividirlo en las siguientes cinco fases:

1. Fase preliminar o análisis de viabilidad del proyecto: esta primera fase, se encarga de determinar la factibilidad o viabilidad del proyecto en el tiempo. Para cumplir con esta tarea, se requiere realizar un análisis profundo sobre los factores de producción, recursos, entorno y las posibles variables, que inciden en el desarrollo del proyecto.
2. Planificación organizada del trabajo: el objetivo fundamental de esta fase es desarrollar un esquema detallado y minucioso, sobre todas las actividades, tareas, recursos necesarios y cronograma de ejecución por fechas, para concretar de manera efectiva la consolidación del proyecto.
3. Ejecución activa: se refiere a la activación real y efectiva, de las tareas planteadas en la fase anterior. Consiste en la asignación de responsabilidades por área de ejecución, garantizando una retroalimentación y control sobre todas las labores asignadas.
4. Seguimiento y control: consideramos que se trata de una de las etapas primordiales dentro del esquema de gestión. Esta fase permite evaluar cada una de los espacios anteriores, con la finalidad de medir la calidad y pertinencia de cada trabajo. De esta manera se pueden tomar los correctivos necesarios, para realizar los ajustes y cambios correspondientes.
5. Cierre del proyecto: para finalizar con éxito el proyecto, debemos auditar todos los pasos mediante una lista de control de procesos. En este informe, vamos a validar que cada tarea o elemento contemplado, fue realizado y verificado satisfactoriamente. Igualmente, debe realizarse una mesa técnica de resultados, donde todos los actores involucrados emiten sus apreciaciones y consideraciones, para certificar todo el proceso.

Metodologías utilizadas en la gestión de proyectos

Para el cumplimiento de la gestión de proyectos, tenemos a continuación las metodologías más utilizadas:

• Metodología cascada o waterfall: se basa en un proceso muy sencillo, donde se segmenta el proyecto en varios pasos secuenciales, hasta conseguir los objetivos estratégicos de cada fase planteada.
• Cadena crítica: es una de las metodologías más completas porque contempla toda la lista de tareas, los análisis correspondientes y los tiempos estimados de ejecución. Esto permite validar la ruta más crítica, las cuales son esenciales y no deben retrasarse, para completar todo el proyecto.
• Metodologías ágiles: actualmente es una de las herramientas más utilizadas en la gestión de proyectos. Esto se debe a que es extremadamente flexible, lo que permite procesar los proyectos en pequeñas fases, que faciliten la modificación de los productos y servicios a lo largo de toda la cadena de objetivos.
• Metodología lean: es una forma innovadora de gestionar efectivamente los procesos de un proyecto, porque su enfoque va direccionando en la eficiencia. Su objetivo primordial es eliminar actividades que no aporten valor, con la finalidad de minimizar costos, evitar reprocesos y lograr productos y servicios de mayor calidad.

Ejemplos de gestión de proyectos

Presentamos a continuación algunos ejemplos de gestión de proyectos:

Ejemplo #1

El lanzamiento de un nuevo producto en una empresa.

El proyecto comenzaría con la investigación de mercado (fase preliminar), en la que se determinarían las necesidades y deseos del cliente y se estudiaría la competencia. A continuación, se llevaría a cabo el diseño y desarrollo del producto (planificación), en la que se definirían las especificaciones técnicas y se crearían prototipos. Durante este proceso el equipo de gestión de proyectos supervisaría y controlará (control) el progreso y se aseguraría de cumplir con los plazos y el presupuesto.

Finalmente, se llevaría a cabo la promoción y lanzamiento del producto (ejecución), en la que se crearía una campaña publicitaria y se establecerían los canales de distribución. Una vez lanzado, se realizaría un seguimiento y evaluación (cierre) del producto para determinar su éxito, tomar medidas para mejorar en proyectos futuros y darle un cierre a este.

Ejemplo #2

La construcción de un edificio nuevo.

El proyecto comenzaría con la investigación y planificación (fase preliminar), en la que se determinarían los objetivos y metas del proyecto, se establecerían los recursos necesarios y se crearía un plan de acción (planificación). A continuación, se llevaría a cabo la ejecución activa del proyecto (ejecución), en la que se contratarían a los contratistas y se adquirirían los materiales necesarios.

Durante la ejecución, el equipo de gestión de proyectos seguirá (seguimiento y control) el progreso y se aseguraría de que se cumplan los plazos y el presupuesto.

Finalmente, se llevaría a cabo el cierre (cierre) del proyecto, en la que se evaluaría el éxito del proyecto y se tomarían medidas para mejorar en proyectos futuros.

Ejemplo #3

La planificación y organización de una conferencia.

El proyecto comenzaría con la planificación, en la que se determinarían los objetivos y metas del evento (fase preliminar), se establecerían los recursos necesarios y se crearía un plan de acción (planificación). A continuación, se llevaría a cabo la ejecución (ejecución) del evento, en la que se contratarían a los proveedores y se reservarían los espacios necesarios.

Durante la ejecución, el equipo de gestión de proyectos supervisaría el progreso y se aseguraría de que se cumplan los plazos y el presupuesto (control). Finalmente, se llevaría a cabo la evaluación y cierre del evento (cierre).