Oficina

Espacio generalmente físico en el que se coordinan procesos para el desarrollo de las actividades laborales.

¿Qué es una oficina?

Una oficina es un espacio generalmente físico en el que se coordinan procesos para el desarrollo de las actividades laborales, generalmente de índole administrativa, es decir, archivar, redactar, organizar y gestionar procesos relacionados con la organización.

Se encuentra operada por determinados individuos que con la ayuda de herramientas tecnológicas, como las computadoras, impresoras, calculadoras, máquinas de escribir, etc., llevan a cabo sus debidas actividades laborales, operando como un equipo, en el cual cada persona posee un rango y un cargo específico en el cual trabajar.

La importancia de las oficinas para las organizaciones radica en el orden que esta les otorga a los procesos, puesto que, mediante ellas una empresa puede poner en marcha su negocio de una forma más eficaz al estar destinadas de manera exclusiva a las labores administrativas.

La oficina a su vez, le proporciona una imagen adicional a la empresa, al permitir mostrar un punto de vista de sus instalaciones, pudiendo llegar a empatizar con los visitantes si dicha oficina mantiene un ambiente de orden, limpieza, etc.

Características de una oficina

A continuación, se relacionan las principales características de una oficina:

  • Es un espacio físico o virtual
  • En ella se llevan a cabo actividades laborales, que por lo general son de índole administrativa.
  • Hace parte de la empresa
  • La operan varios individuos.
  • Está regida por una jerarquización interna.
  • Permite proyectar una imagen de la empresa.
  • Es de gran importancia para modelar la cultura organizacional.
  • Posee herramientas tecnológicas.
  • Se encuentra dirigida por el cargo más alto de esta.

Tipos de oficina

A continuación, se relacionan los principales tipos de oficina:

  • Oficina virtual: aquella que ejecuta actividades laborales de índole administrativa, pero sin la necesidad de requerir un espacio físico en el cual operar, por el contrario, lleva a cabo dichas actividades con la ayuda de herramientas tecnológicas como el internet, los dispositivos digitales, etc.
  • Oficina automatizada: aquella que mediante la implementación de equipo moderno y el personal profesionalizado, coordina esfuerzos para ejecutar las operaciones en un menor tiempo.
  • Oficina ejecutiva: aquella que están posicionadas en lo más alto de la jerarquización. Estas oficinas se destinan a fines empresariales importantes, tales como, negociaciones, gestiones, toma de decisiones, etc
  • Oficina privada: aquella en la que se opera de forma privada, es decir, sus operaciones se llevan a cabo de forma exclusiva y discreta, ya que, solo participan determinados individuos con rangos o que desempeñan tareas especiales.
  • Oficina abierta: aquella en la que operan varios trabajadores en conjunto. En esta oficina los individuos comparten el espacio físico, porque es un lugar amplio en el cual se pueden ubicar varios puestos de trabajo.

Elementos de una oficina

A continuación, se relacionan los principales elementos de una oficina:

  • Escritorio y sillas: uno de los elementos más relevantes, puesto que, son pilares de apoyo para desarrollar las operaciones laborales del día a día. Estos deben ser cómodos, ya que deben adecuarse a las necesidades de los individuos a la hora de trabajar con ellos.
  • Computadoras: elemento fundamental porque servirá como herramienta clave al comunicarse y ejecutar operaciones. Las computadoras le permiten a la oficina desarrollar las actividades en un menor tiempo y de manera más eficiente, puesto que son dispositivos multitareas.
  • Implementos tecnológicos: este elemento comprende los teléfonos, las impresoras, las calculadoras, las máquinas de escribir, entre otros. Su ayuda en la ejecución de tareas es fundamental para mejorar la eficiencia de las mismas.
  • Muebles clasificadores y de registro: estos muebles son de gran importancia para las labores de registro y clasificación de documentos físicos y libros.
  • Lámparas: permiten la correcta iluminación de los espacios en la oficina. Las lámparas le otorgan mayor visión a los individuos que laboran en esta, desarrollando de una manera más confortable las actividades diarias.
  • Implementos de papelería: comprende todos los utensilios empleados de forma diaria en las oficinas, tales como: lápices, lapiceros, hojas de papel, clips, carpetas, grapadoras, marcadores, cuadernos, libretas, entre otros.

Ejemplos de oficina

A continuación, se relacionan algunos ejemplos de oficina:

  • El área de recursos humanos de la empresa RG se encuentra ubicada en la sección C del edificio 1. Este espacio corresponde a la oficina abierta en la cual desarrollan sus labores todos los empleados de dicha área.
  • La oficina de la gerencia se encuentra ubicada en el décimo piso de la oficina principal. Este espacio corresponde a la oficina privada del gerente de la multinacional.
  • Andrés trabaja en el cargo de atención al cliente en un call Center y cuyas labores las realiza en un espacio desde la sala de su casa el cual está dispuesto para tal fin. Este espacio que ha adecuado en su casa para ejecutar su teletrabajo corresponde a su oficina.
Bibliografía:
  • Fred E. Meyers, Matthew P. Stephens (2005) Manufacturing Facilities Design and Material Handling. (Tercera edición). Pearson educación.
  • Desongles Corrales Juan (2005) Ayudantes técnicos de informática. (Volumen II). Mad Eduforma.
Citar artículo:
Editorial Grudemi (2022). Oficina. Recuperado de Enciclopedia Económica (https://enciclopediaeconomica.com/oficina/). Última actualización: junio 2022.
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