blank

Plan de contingencias

Documento escrito que detalla las acciones que debe realizar una empresa ante acontecimientos cuya ocurrencia es poco probable, pero posible.

¿Qué es un plan de contingencias?

El plan de contingencias es un documento escrito que detalla las acciones que debe realizar una empresa ante acontecimientos cuya ocurrencia es poco probable, pero posible. Ejemplo: incendio de su fábrica, inundación de sus instalaciones, paro de actividades por protesta laboral de sus empleados, entre otros.

Forma parte del plan de negocios ya que es requerido por los inversionistas porque permite reducir el riesgo y aminorar el efecto potencial en los empleados, clientes y la salud financiera del negocio en caso de una catástrofe.

Su propósito es anticiparse a los potenciales riesgos y planear cómo respuestas y manejos de la empresa cuando ocurran eventos específicos.

¿Cómo elaborar un plan de contingencias?

El plan de contingencias puede variar de acuerdo con la naturaleza del negocio. Su elaboración consta de seis pasos:

  1. Evaluación y atenuación: la planeación anticipada ayuda a determinar el nivel de riesgo. El plan para manejar desastres debe anticipar como enfrentar diferentes eventos (corte de energía, fallas en el software, delitos contra redes y computadoras, conflictos laborales, actos terroristas, etc.). Deben describirse los procedimientos que deben seguirse en cada caso con asignación de responsables.
  2. Planes de respuesta y recuperación: una vez examinadas las amenazas potenciales se deben emprender las acciones de respuesta y recuperación. Debe ponerse atención en las áreas que permiten que la empresa funcione (instituciones financieras, instalaciones y equipos, seguros, clientes, empleados, etc). Es necesario preparar protocolos de comunicación con clientes y empleados para informar lo que le ha sucedido al negocio, hacer una cita con la aseguradora para ver qué eventos cubre la póliza o, por ejemplo la preservación de registros del área financiera del negocio con frecuencia de back up en un lugar remoto.
  3. Proceso de evaluación de daños: el plan debe incluir hojas de Excel para documentar el daño y entenderlo claramente para que el reclamo a la aseguradora sea adecuado y exacto. Debe incluir inventario, equipos y otros activos.
  4. Procedimientos de salvamento: parte del acuerdo con la aseguradora dependerá del esmero en documentar los esfuerzos para salvar inventario, equipos, componentes y edificio. En algunos casos la aseguradora propondrá reparar en lugar de reemplazar los artículos afectados.
  5. Planes de rehabilitación: de acuerdo con la magnitud del daño pueden existir restricciones que obstaculicen el inicio de la reconstrucción o rehabilitación (servicio suspendido de agua, electricidad, gas, teléfono). Por ello el plan debe describir el nivel de soporte para las necesidades físicas, emocionales y psicológicas del personal y sus familias.
  6. Plan de recuperación de desastre: el inconveniente más grande después de un desastre es contar con la capacidad para reanudar las operaciones y garantizar la continuidad del negocio. Contempla la información, instalaciones e infraestructura de suministros del negocio (sistemas computacionales, equipo, mobiliario, edificios, etc.).

Ejemplo de plan de contingencias

A continuación se muestra un ejemplo de plan de contingencias:

  • Plan de contingencias para instituciones de educación superior. Recuperado de Anuies.
Bibliografía:
  • Greg, Balanko-Dickson. (2008, 10ªEdición). Cómo preparar un plan de negocios exitoso. Mc Graw Hill.
  • Michael, Winicott. (2007, 1º Edición). El plan de negocios. Guía práctica para armar un plan de negocios. Autodesarrollo. Lázaro Drosnes.
Citar artículo:
Plan de contingencias (2020). Recuperado de Enciclopedia Económica (https://enciclopediaeconomica.com/plan-de-contingencias/).