Reunión

¿Qué es una reunión?

Cuando un asunto importante, no puede ser manejado por un solo individuo mediante una llamada o correo electrónico, se planifica una reunión. En esa actividad dos o más personas intercambian información y discuten diversas situaciones, para resolver los problemas planteados.

Cabe destacar que, las reuniones pueden ser de carácter formal o informal. Si la junta es formal y se lleva a cabo en una compañía, es convocada por un líder empresarial. Por tanto, se hace una invitación a los asistentes, se indican las reglas y la agenda de los asuntos que se tratarán.

Es preciso señalar, que si la reunión es formal, se deja constancia de los planteamientos tratados. Es decir, se realiza un acta donde se asientan todos los asuntos discutidos y las decisiones que se tomaron.

Ahora bien, si la reunión es informal, generalmente se efectúan sin previo aviso escrito. Además, los temas a tratar no son tan urgentes ni relevantes.

Características de una reunión

Para comprender mejor las reuniones, es necesario conocer las características que presentamos enseguida:

• Fomentan la unidad en un equipo de trabajo.
• Permite que los asistentes actualicen, revisen y aporten información de acuerdo con su experiencia, conocimientos y criterios.
• Ayuda a que cada persona asistente, comprenda las metas y objetivos colectivos y cómo debe trabajar cada uno, para lograrlos exitosamente.
• Otorga la oportunidad al líder de la reunión, de guiar a los asistentes sobre cómo hacer su trabajo.
• En las reuniones siempre hay un orden jerárquico, un mandato y la forma como deben hacerse las cosas.
• Dependiendo de la importancia y los asuntos planteados, se establecen los lapsos de tiempo para llevarse a cabo.

Tipos de reunión

De acuerdo con la dinámica actual, las reuniones se clasifican en tres categorías:

• Diaria: cuando un grupo de personas que laboran juntas en el mismo proyecto y tienen objetivos afines, toman decisiones informalmente y en común acuerdo.
• Semanal o mensual: se llevan a cabo cuando varios equipos trabajan en proyectos distintos, pero que se relacionan. Si detectara algún indicio de competitividad entre las personas, el líder gerencial, tendría la última palabra en la decisión final.
• Ocasional: en este caso las personas no se comunican, porque su trabajo no las relaciona con otros individuos de su empresa o comunidad. Sin embargo, si surgiera algún proyecto especial, para que el mismo tenga éxito, se reúnen para motivar a los asistentes a trabajar unidos.
• Consultiva: se convoca a los asistentes, a unirse para la resolución de algún conflicto.
• Informativa: se le notifica a los participantes sobre algún asunto como una normativa nueva, el lanzamiento de un producto, una elección de alguna autoridad, etc.
• Ejecutiva: se participa a los asistentes el propósito de la reunión, pero las decisiones son tomadas por las personas facultadas.
• Virtual: es una modalidad muy empleada en estos momentos, donde se involucran herramientas tecnológicas como computadoras, dispositivos móviles e internet. La finalidad es reunir a los participantes, sin importar que se encuentren ubicados en distintos países.

Ejemplos de reunión

Algunos ejemplos de reunión incluyen:

• Reuniones de negocios: una compañía desea captar un cliente nuevo, por tanto, se reúne para presentar las ventajas de su producto o servicio.
• Reuniones comunitarias: los habitantes de una comunidad plantean alguna situación que los afecta, como la deficiencia en el alumbrado público o la inseguridad.
• Reuniones políticas: un jefe de estado visita alguna nación amiga, para intercambiar acuerdos comerciales, culturales y estratégicos.
• Reuniones laborales: el jefe del departamento de contabilidad reúne a sus miembros de equipo, para tratar las normativas nuevas sobre algún procedimiento laboral.
• Reuniones religiosas: la conferencia episcopal planifica una reunión de jóvenes católicos, para celebrar el mes de la advocación mariana.